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鄭州會(huì )展活動(dòng)公司是如何對會(huì )議場(chǎng)所進(jìn)行實(shí)地考察的
作者:admin 發(fā)布日期:2016/1/23 11:45:38

鄭州會(huì )展活動(dòng)公司

        鄭州會(huì )展活動(dòng)公司認為對會(huì )議場(chǎng)所進(jìn)行實(shí)地考察的工作是非常重要的,也一定是不能夠省略掉的,那么這個(gè)過(guò)程重要在什么地方呢?在這個(gè)過(guò)程中你可以接觸到場(chǎng)地的各個(gè)方面,以確定它是否符合你的需要和要求??疾爝^(guò)程中你還可以接觸場(chǎng)地的工作人員,通過(guò)和他們的交流你可以觀(guān)察他們是否真的以客戶(hù)為中心,是否會(huì )為會(huì )議的成功舉辦盡心盡力。

        為實(shí)地考察作準備

        場(chǎng)點(diǎn)考察一定嚴格周到??疾烨耙M(jìn)行精心準備,把需要考察的地方先標示出來(lái),然后列出考察項目清單,清單上也可以只列出一些需要回答的問(wèn)題。此外,你也可以事先把清單交給場(chǎng)地,這樣他們可以在你到達之前把問(wèn)題的答案準備好。

        實(shí)地考察的日程安排也很重要。即使合同或協(xié)議已經(jīng)簽定仍有再考察一遍的必要。這一點(diǎn)確實(shí)很重要,因為很多的會(huì )議合同是幾年前簽定的。一般來(lái)說(shuō),酒店和設施在正常情況下,每年都會(huì )做小范圍的維修和保養,每6到7年作一次大范圍的翻修和更新。場(chǎng)地周?chē)貐^在合同簽定和會(huì )議正式召開(kāi)這一段時(shí)間內也會(huì )發(fā)生一些變化。更重要的是,當你作實(shí)地考察時(shí),你認識了那里的員工,而他們也要了解你喜歡什么,不喜歡什么,偏愛(ài)什么和你的要求是什么,這些對加強雙方的工作關(guān)系都將起到積極的作用。

        場(chǎng)點(diǎn)考察

        A、要使場(chǎng)點(diǎn)考察更有意義更有效,首先要做的事就是確定時(shí)間,要讓會(huì )議銷(xiāo)售經(jīng)理、餐飲經(jīng)理、宴會(huì )經(jīng)理和其他有關(guān)人員都可以準時(shí)出席(在美國,還要讓目的地管理公司(CVB)的代表出席)。如果有關(guān)部門(mén)未能全部出席,那么考察也就失去了意義,只能是在浪費你和他們的時(shí)間。一旦日期和時(shí)間確定下來(lái),你要立刻以書(shū)面形式落實(shí)下來(lái)。你不會(huì )希望當你達到現場(chǎng)后,對方還沒(méi)有準備。

        B、至于時(shí)間安排,你首先要讓對方知道哪些設施是你一定要考察的,具體的考察項目是哪些,你有多少時(shí)間等。這樣的話(huà),對方就會(huì )事先為你制訂一張日程表,然后送交給你確認。雖然所有的事都已經(jīng)以書(shū)面形式落實(shí)下來(lái)了,但你還是要在考察前提前兩天再打個(gè)電話(huà)確認一下,看看是否一切都將按原計劃進(jìn)行。其實(shí),如果你不居住在場(chǎng)地附近,酒店通常都會(huì )為你提供一間免費客房或折扣客房。

        C、有些會(huì )議策劃者為了了解場(chǎng)地的實(shí)際運作情況也會(huì )采取秘密考察的方式,因為如果你給酒店足夠的時(shí)間準備,他們肯定展示的是非常好的狀態(tài),秘密考察則可以對他們的日常運作情況進(jìn)行了解以便確認這是不是就是你和會(huì )議所需要的標準。如果單獨考查不在你的預算范圍內,那么你也可以比預約時(shí)間提早幾個(gè)小時(shí)到,然后做同樣的事——仔細觀(guān)察。

        D、考察可以分成兩個(gè)部分:參觀(guān)和會(huì )談。酒店人員,或許還有CVB代表將和你一起參觀(guān)。如果是大型會(huì )議,與會(huì )者來(lái)自四面八方,那么CVB代表還會(huì )在你這次參觀(guān)和會(huì )談之前或之后帶你參觀(guān)該城市的一些其他設施。在酒店里,你應該要求察看所有會(huì )議室、宴會(huì )廳、餐飲設施、各種客房類(lèi)型和娛樂(lè )設施等,讓他們給你看一看平面示意圖和布局,看哪些zui能符合你的要求。你需要把所有要求向他們講解清楚,聽(tīng)聽(tīng)他們的建議,多問(wèn)一些“如果這樣……那會(huì )怎么樣……”之類(lèi)的問(wèn)題,爭取考察工作能夠面面俱到。

        E、至于客房,要了解單人客房、雙人客房、標準客房和加大客房的組合情況。根據會(huì )議需要,你或許還需要預定貴賓套房。如果需要,應該向對方解釋清楚以便他們能夠及時(shí)準備。

        F、關(guān)于食品和飲料,你可以詢(xún)問(wèn)餐飲經(jīng)理一些有關(guān)主題和菜單設計的問(wèn)題??梢砸髮Ψ浇o你提供實(shí)例圖片以便了解實(shí)際情況。你也可以帶上自己的相機拍一些照片資料。圖片比較直觀(guān),一張圖片勝過(guò)千言描述,有時(shí)很難用語(yǔ)言描述食品的樣子和裝飾效果。如果你有一些自己喜歡的菜式的圖片,可以拿給對方看,他們會(huì )告訴你是否可以做出同樣的菜式。

        G、如果會(huì )議的開(kāi)幕式是一場(chǎng)大型全體會(huì )議,那么舞臺布置、視聽(tīng)設備、會(huì )議布局等都非常重要。如果與會(huì )者有上千人,你還應考慮在不同角度安置4到6個(gè)屏幕以便每位與會(huì )者都能看清發(fā)言人,聽(tīng)清楚他在講些什么。當然,要多咨詢(xún)設施工作人員,聽(tīng)聽(tīng)他們的建議和意見(jiàn),向他們討教以往成功的經(jīng)驗。同時(shí),你要讓該設施的人員知道他們只是你考察名單中的一個(gè),這樣做的目的一是希望對方如實(shí)告訴你詳情,二是你可以為自己爭取到更為優(yōu)惠的價(jià)格。

        如果實(shí)地考察確實(shí)行不通怎么辦?比如,你的預算不允許或者這只是個(gè)小型會(huì )議,而且場(chǎng)地口碑還不錯?是不是就不需要考察了?我們鄭州會(huì )展活動(dòng)公司的回答是:不。你仍然需要進(jìn)行考察。你可以借助于現代科技進(jìn)行電話(huà)考察和在線(xiàn)考察?,F在,很多酒店和會(huì )議中心都設計有設施虛擬游。在這些虛擬游中,他們會(huì )向你演示會(huì )議室的不同布局。此外,你還可以向它們索取宣傳冊和其他資料??傊?,實(shí)地考察是會(huì )議策劃過(guò)程中不可或缺的一步。

        檢驗一覽表

        在做實(shí)地考察過(guò)程中對你幫助很大的當數檢驗一覽表,它可以使你的考察工作周到細致,條理清晰。檢驗一覽表有多個(gè)組成部分,而且有時(shí)可以長(cháng)達數頁(yè)。其主要部分如下:

        A、di一部分通常是酒店信息,首先介紹該設施概況、地址、電話(huà)、傳真、800免費咨詢(xún)電話(huà)、建成年代、是否有過(guò)更新、網(wǎng)址等等。

        B、其次是地理位置介紹,主要內容涉及該設施的便利情況,如離得近的機場(chǎng),附近的交通工具,與主要目的地、娛樂(lè )設施、購物中心和餐館之間的距離。

        C、第三是聯(lián)系人和聯(lián)系方式,這部分很重要,你應該隨時(shí)帶在身邊以備查閱,因為上面列的都是關(guān)鍵人物的姓名、電話(huà)、電子郵件和傳真。

        D、第四是停車(chē)場(chǎng)和附近酒店信息。當與會(huì )者開(kāi)車(chē)或租車(chē)來(lái)參加會(huì )議時(shí),停車(chē)場(chǎng)信息非常重要。要知道,在美國有些城市,停車(chē)費用可高達30美元一天,所以,停車(chē)費是個(gè)需要特別關(guān)注的問(wèn)題,因為你不希望你的與會(huì )者為昂貴的停車(chē)費用而沮喪惱火。提供附近酒店信息主要是為防止與會(huì )人員不愿意待在東道主酒店時(shí),他們可以有更多的選擇。

        至于設施內部,你需要準備一份客房檢驗一覽表,其中包含:

        a、所有客房類(lèi)型

        b、可使用數量

        c、是否允許吸煙

        d、是否有殘疾人客房等

        需要檢查的還有:

        a、入住時(shí)間和離開(kāi)時(shí)間

        b、門(mén)童服務(wù)

        c、免費客房政策

        d、客房?jì)仁欠裼杏芯€(xiàn)電視

        e、迷你吧臺

        f、互聯(lián)網(wǎng)接入

        g、室內保險箱

        h、安全措施

        i、電話(huà)及收費規定

        j、電吹風(fēng)

        k、熨衣板

        l、洗衣服務(wù)等

        與設施相關(guān)的其他地方也需要一并檢查,如:

        a、餐廳

        b、客房送餐服務(wù)

        c、健身房

        d、商務(wù)中心

        e、禮品店

        f、美容沙龍

        g、商店

        h、游泳池

        i、休息室等。

        此外,所有商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的營(yíng)業(yè)時(shí)間和餐廳的容量都是你在確定會(huì )址和設施時(shí)應該了解的重要信息。

        建筑本身也是檢驗一覽表需要檢查的內容:

        a、地面規劃很重要,尤其是當你把大宴會(huì )廳先用做展覽大廳,然后再改為慶典晚會(huì )場(chǎng)地時(shí),地面的規劃就顯得尤其重要,因為它要適合兩種用途。

        b、是否有活動(dòng)隔斷墻?;顒?dòng)隔斷墻可以用來(lái)將大廳分割成多個(gè)小會(huì )議室,這樣許多分會(huì )就可以同時(shí)進(jìn)行。

        c、如果靠近報到注冊處能有個(gè)貯藏間,那么會(huì )議資料的存放和整理將省卻很多麻煩。

        d、會(huì )議室的格柵,墻面裝飾、地面裝飾

        e、會(huì )議室面積大小

        f、插座數量和位置等

        如果有大型展品,那么還要考慮貨物通道、電梯和裝卸地點(diǎn)等。

        餐飲是一定是考察的內容,因為至少你也要為與會(huì )者提供咖啡、茶、軟飲料和茶點(diǎn)。你需要了解:

        a、菜單

        b、價(jià)格

        c、支付方式等

        還要檢查與餐飲配套的其他服務(wù),如:

        a、視聽(tīng)

        b、安全

        c、攝影

        d、花草

        e、保潔

        f、展位布置

        g、家具等等

        無(wú)論這些服務(wù)項目是由機構內部服務(wù)部門(mén)提供還是雇請的合約服務(wù),鄭州會(huì )展活動(dòng)公司建議所有服務(wù)商的聯(lián)系電話(huà)和聯(lián)系方式都要一一記錄在案,這樣的話(huà)呢,沒(méi)有問(wèn)題更好,一旦出現了任何差錯我們都是有據可查的!

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